Am Ende eines Gewerbemietvertrags entscheidet sich, was der Auszug kostet: Wer baut die Theke zurück, wer streicht die Wände, wer trägt den Schaden am Rollgitter? Das Rückgabeprotokoll für Gewerberäume hält genau das fest. Es ergänzt das Übergabeprotokoll vom Einzug um Rückbau, Mängelliste und Fristen. Unsere kostenlose Vorlage bringt alles auf zwei Seiten: zum Ausdrucken, gemeinsamen Durchgehen und Ausfüllen vor Ort.
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Einzug und Rückgabe: zwei Protokolle, zwei Aufgaben
Das Übergabeprotokoll beim Einzug beschreibt den Ausgangszustand: welche Technik vorhanden war, welche Einbauten der Vermieter gestellt hat, wie Böden und Wände aussahen. Das Rückgabeprotokoll bei Mietende vergleicht damit. Es beantwortet drei Fragen, die beim Einzug noch offen waren:
- Was wurde zurückgebaut, was bleibt? Jeder Mietereinbau wird einzeln abgeglichen: Rückbau laut Vertrag erledigt, bleibt vereinbarungsgemäß, oder der Vermieter übernimmt ihn.
- Welche Mängel bestehen gegenüber dem Einzug? Normale Abnutzung ist kein Mangel. Ein zerkratzter Boden im Verkaufsbereich nach zehn Jahren ist etwas anderes als ein Wasserschaden hinter der Kühlzelle.
- Wer erledigt was bis wann? Ohne Zuständigkeit und Datum bleibt jeder Mangel eine Meinungsverschiedenheit.
Liegt kein Einzugsprotokoll vor, wird die Rückgabe schwieriger, aber nicht sinnlos: Dann dokumentiert das Rückgabeprotokoll wenigstens den Endzustand, und Fotos aus der Mietzeit oder aus dem Exposé helfen beim Vergleich.
Was ins Rückgabeprotokoll gehört
| Abschnitt | Das sollten Sie festhalten |
|---|---|
| Vertragsdaten | Mietvertrag vom, Mietende, Rückgabetermin, Datum des Einzugsprotokolls, Teilnehmer beider Seiten |
| Rückbau | Jeder Mietereinbau mit dem Vermerk, was der Vertrag vorsieht und ob es erledigt ist |
| Zustand je Bereich | Hauptfläche, Nebenräume, Sanitär, Böden, Wände, Fenster und Rollgitter, Technik, Elektro, Brandschutz, Außenbereich, Räumung |
| Mängelliste | Ort, Beschreibung, Foto-Nummer, Zuständigkeit, Frist, Erledigungsvermerk |
| Zähler | Strom, Gas, Wasser, Wärme und Zwischenzähler mit Zählernummer und Stand |
| Schlüssel und Codes | Ausgegebene und zurückgegebene Schlüssel, Transponder, Codes für Alarm und Rollgitter |
| Unterlagen | Wartungsnachweise, Prüfprotokolle, Bedienungsanleitungen, Schließplan, Pläne |
| Vereinbarungen | Kostenübernahme, Fristen, Übernahme von Einbauten, Verzicht auf Rückbau, jeweils mit Unterschrift |
Codes und Transponder nicht vergessen: Ein zurückgegebener Schlüsselbund nützt wenig, wenn der Alarmcode weiterläuft und drei Transponder noch aktiv sind. Ändern Sie Codes am Rückgabetag, sperren Sie Transponder und Karten und vermerken Sie beides im Protokoll.
Rückbau der Mietereinbauten: die teuerste Frage
Theken, Trennwände, Kühlzellen, Bodenbeläge, Datenverkabelung oder eine Werbeanlage stammen bei Gewerbeflächen häufig vom Mieter. Was damit bei Auszug passiert, regelt zuerst der Mietvertrag. Steht dort nichts, muss der Mieter in der Regel seine Einbauten entfernen und den ursprünglichen Zustand wiederherstellen; wie weit das reicht, ist eine Frage des Einzelfalls und im Zweifel anwaltlich zu klären.
Für das Protokoll zählt etwas anderes: Halten Sie fest, was tatsächlich vereinbart und was tatsächlich passiert ist. Behält der Vermieter eine Trennwand oder die Beleuchtung, gehört das als Übernahme ins Protokoll, mit dem Vermerk, ob dafür etwas gezahlt wird. Bleibt ein Rückbau offen, steht er mit Frist in der Mängelliste. Fotos vor und nach dem Rückbau sichern den Zustand der Fläche darunter, etwa Bohrlöcher, Bodenschäden oder Kabelreste.
Mängelliste mit Frist statt Sammelvermerk
Jeder Mangel bekommt eine eigene Zeile mit Ort, Beschreibung und Foto-Nummer. Dazu kommt die Zuständigkeit: M für den Mieter, der bis zur Frist beseitigt, V für den Vermieter, der den Punkt übernimmt, und K für offene Klärung, wenn der Vertrag erst geprüft werden muss. Die Spalte „erledigt am“ wird bei der Nachbesichtigung ausgefüllt. So bleibt das Protokoll bis zum letzten Punkt ein lebendes Dokument statt einer Momentaufnahme.
Pauschale Formulierungen vermeiden: „Fläche besenrein, Technik in Ordnung“ liest jede Seite anders. Schreiben Sie, was Sie geprüft haben: „Lüftungsanlage im Beisein beider Parteien eingeschaltet, läuft; Filterwechsel laut Aufkleber 03/2026. Boden Verkaufsfläche: Kratzspuren vor der Theke, Foto 4.“
Ablauf am Rückgabetag
- Vorabnahme mitbringen: Das Ergebnis der Vorabnahme einige Wochen zuvor zeigt, welche Punkte erledigt sein sollten. Wie Vorabnahme und Hauptabnahme zusammenspielen, beschreibt der Beitrag zum Übergabeprotokoll für Gewerbe.
- Geräumt und bei Tageslicht: Nur eine leere Fläche lässt sich beurteilen. Möbel und Ware verdecken genau die Stellen, um die es später geht.
- Bereich für Bereich: Die Vorlage führt von der Hauptfläche über Sanitär, Technik und Brandschutz bis zum Außenbereich. Jede Zeile bekommt „ok“ oder eine Mängelnummer.
- Zähler und Schlüssel: Stände mit Zählernummer ablesen, Schlüssel gegen die Ausgabeliste zählen, Codes ändern.
- Vereinbarungen schriftlich: Alles, was am Tag ausgehandelt wird, gehört in das Feld „Vereinbarungen“ und wird von beiden Seiten unterschrieben.
- Kopien verteilen: Mieter, Vermieter und Objektakte erhalten je eine Ausfertigung samt Fotoanhang.
Nach der Rückgabe: Reinigung, Räumung, Neuvermietung
Zwischen Rückgabe und Neuvermietung ist bei Gewerbeflächen meist wenig Zeit. NH-Hausmeister übernimmt in der Rhein-Neckar-Region die Grundreinigung nach dem Auszug, die Räumung zurückgelassener Einbauten und Gegenstände und im neuen Mietverhältnis die laufende Büro- und Gewerbereinigung. Jeder Termin wird mit Foto und Zeitstempel im digitalen Kundenportal dokumentiert, sodass Verwaltung und Eigentümer den Zustand der Fläche jederzeit nachvollziehen können. Für die Zähler am Rückgabetag gibt es ein eigenes Zählerstandsprotokoll als Anlage.
Häufige Fragen zum Rückgabeprotokoll für Gewerbe
Worin unterscheidet sich das Rückgabeprotokoll vom Übergabeprotokoll?
Das Übergabeprotokoll beim Einzug hält den Ausgangszustand fest. Das Rückgabeprotokoll bei Mietende vergleicht damit: Es dokumentiert, welche Mietereinbauten zurückgebaut wurden oder bleiben, welche Mängel gegenüber dem Einzug bestehen und wer sie bis wann beseitigt. Dazu kommen Zählerstände, Schlüssel, Codes und die Vereinbarungen zum Abschluss des Mietverhältnisses.
Muss der Mieter das Rückgabeprotokoll unterschreiben?
Eine Pflicht zur Unterschrift gibt es nicht. Verweigert der Mieter sie, vermerken Sie das im Protokoll, lassen einen Zeugen unterschreiben und dokumentieren den Zustand vollständig mit nummerierten Fotos. Ein einseitig erstelltes, aber sauber belegtes Protokoll ist deutlich mehr wert als gar keines.
Was gilt für Mietereinbauten, wenn im Vertrag nichts zum Rückbau steht?
Ohne Regelung gilt in der Regel, dass der Mieter seine Einbauten entfernen und den ursprünglichen Zustand wiederherstellen muss. Wie weit das im Einzelfall reicht, hängt vom Vertrag und den Umständen ab. Will der Vermieter Einbauten behalten, sollte das als Übernahme schriftlich im Protokoll stehen, sonst kann der Mieter sie später herausverlangen oder es entsteht Streit über die Kosten.
Wie lang sollte die Frist zur Mängelbeseitigung sein?
So lang, dass die Arbeiten realistisch ausführbar sind, und so kurz, dass die Neuvermietung nicht leidet. Für kleinere Arbeiten sind ein bis zwei Wochen üblich, bei Rückbau oder Handwerkerleistungen entsprechend mehr. Wichtig ist ein konkretes Datum im Protokoll und eine Nachbesichtigung mit erneutem Vermerk, ob der Punkt erledigt ist.
Reicht die Angabe „besenrein“ im Rückgabeprotokoll?
Als Beschreibung des Ist-Zustands ist das zu ungenau. Schreiben Sie, was Sie gesehen haben: geräumt oder nicht, Bodenbelag gefegt, Müll und Einbauten entfernt, Küche und Sanitärräume gereinigt. Ob der Mieter mehr schuldet als besenrein, ergibt sich aus dem Mietvertrag, nicht aus dem Protokoll.
Gewerbefläche nach dem Auszug wieder vermietbar machen
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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Was Mieter und Vermieter bei der Rückgabe schulden, richtet sich nach dem Mietvertrag; für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt. Stand: September 2026