Mieterwechsel-Checkliste für Vermieter (PDF)

5. September 2026 · 5 Min. Lesezeit · NH-Hausmeister

Ein Mieterwechsel besteht aus rund dreißig Einzelaufgaben, verteilt über zwei bis drei Monate und mehrere Beteiligte. Vergessen wird selten die Übergabe selbst, sondern das Drumherum: die Zählerstände an den Versorger, die Wohnungsgeberbestätigung, das Namensschild an der Klingel. Unsere Checkliste für den Mieterwechsel ordnet alles in fünf Phasen, von der Kündigung bis zum Einzug des neuen Mieters, mit Spalten für Zuständigkeit und Datum. Als PDF zum Ausdrucken und Abhaken.

Checkliste als PDF herunterladen (kostenlos)

Fünf Phasen, ein Ablauf

Phase	Zeitpunkt	Passende Vorlage
1. Nach der Kündigung	Sobald die Kündigung vorliegt	Einzugsprotokoll und Schlüsselliste heraussuchen
2. Vorabnahme	Zwei bis vier Wochen vor dem Auszug	Begehungsprotokoll für die Mängelaufnahme
3. Übergabetag	Am Mietende, Wohnung geräumt	Wohnungsübergabeprotokoll, Zählerstandsprotokoll
4. Leerstand	Zwischen den Mietverhältnissen	Rauchmelder-Wartungsprotokoll
5. Einzug	Einzugstag und die zwei Wochen danach	Schlüsselübergabeprotokoll, Wohnungsgeberbestätigung

Phase 1: Nach der Kündigung

Bestätigen Sie die Kündigung schriftlich und halten Sie das Mietende fest. Vereinbaren Sie gleich zwei Termine: die Vorabnahme und die Übergabe. Prüfen Sie den Mietvertrag auf Klauseln zu Schönheitsreparaturen, Rückbau und Kleinreparaturen, denn davon hängt ab, was Sie vom Mieter verlangen können. Stimmen Sie Besichtigungen mit Interessenten mit dem Mieter ab und legen Sie die Unterlagen vom Einzug bereit: Übergabeprotokoll, Schlüsselliste, Zählernummern.

Phase 2: Vorabnahme

Gehen Sie die Wohnung gemeinsam durch, solange sie bewohnt ist. Notieren Sie Mängel und offene Rückbauten, etwa Dübellöcher, beschädigte Böden oder eine vom Mieter eingebaute Küche. Vereinbaren Sie schriftlich, was bis zur Übergabe erledigt wird. Jetzt ist auch der Zeitpunkt, Handwerker und Reinigung für die Leerstandszeit anzufragen und den Renovierungsbedarf zu schätzen. Wer erst am Übergabetag damit beginnt, verliert Wochen Miete.

Phase 3: Der Übergabetag

Protokoll und Fotos: Zustand jedes Raums festhalten, Mängel einzeln mit Frist, Fotos nummerieren, beide Seiten unterschreiben.
Zähler: Alle Stände mit Zählernummer ablesen, am besten ins Zählerstandsprotokoll, das Sie später an Versorger und Verwaltung weitergeben.
Schlüssel: Alle Schlüssel zurücknehmen und mit der Ausgabeliste vom Einzug abgleichen, auch Keller, Briefkasten und Garage.
Anschrift: Die neue Adresse des Mieters notieren, für Kautionsabrechnung und Betriebskosten.
Funktionsprüfung: Rauchmelder, Heizung, Fenster und Wasserhähne kurz prüfen, das erspart Überraschungen beim Einzug.

Fehlende Schlüssel ernst nehmen: Fehlt ein Schlüssel und ist unklar, wo er geblieben ist, gehört der Zylinder getauscht. Der neue Mieter darf eine Wohnung erwarten, zu der niemand sonst Zugang hat. Vermerken Sie den Verlust im Protokoll und klären Sie die Kostenfrage anhand des Mietvertrags.

Phase 4: Zwischen den Mietverhältnissen

Die Leerstandszeit ist die teuerste Phase, jeder Tag kostet Miete. Beauftragen Sie die Grundreinigung und die Kleinreparaturen direkt nach der Übergabe, lassen Sie zurückgelassene Gegenstände entrümpeln und melden Sie die Zählerstände an Versorger und Verwaltung. Bereiten Sie die Betriebskostenabrechnung für den ausgezogenen Mieter vor und rechnen Sie die Kaution ab: Einbehalte schriftlich begründen, den Rest auszahlen. Namensschilder für Klingel, Briefkasten und Wohnungstür sind Kleinigkeiten, die beim Einzug trotzdem auffallen, wenn sie fehlen.

Phase 5: Einzug des neuen Mieters

Vertrag und Kaution: Mietvertrag unterschrieben, Kaution eingegangen, bevor Schlüssel ausgegeben werden.
Übergabeprotokoll Einzug: Mit Fotos und erneut abgelesenen Zählerständen; der Mieter erhält eine Ausfertigung.
Schlüssel gegen Quittung: Anzahl und Art im Schlüsselübergabeprotokoll festhalten.
Wohnungsgeberbestätigung: Der Mieter muss sich innerhalb von zwei Wochen beim Einwohnermeldeamt anmelden und braucht dafür Ihre Bestätigung.
Hausordnung und Praktisches: Hausordnung, Müllkalender und Notfallnummern übergeben, Rauchmelder-Übergabe dokumentieren.
Information: Verwaltung, Hausmeister und Nachbarn über den Wechsel informieren, damit Reinigungsplan und Klingelschild stimmen.

Leerstand kurz halten: Reinigung und Hausmeister aus einer Hand

In der Rhein-Neckar-Region übernimmt NH-Hausmeister als Hausmeisterservice in Mannheim die Aufgaben zwischen zwei Mietverhältnissen: Grundreinigung, Entrümpelung, Kleinreparaturen, Namensschilder, Zählerablesung und die Übergabe selbst. Jeder Termin wird mit Foto und Zeitstempel im digitalen Kundenportal dokumentiert. Was eine Grundreinigung beim Mieterwechsel umfasst, lesen Sie im Beitrag Grundreinigung nach Mieterwechsel.

Häufige Fragen zum Mieterwechsel

Wann sollte die Vorabnahme stattfinden?

Zwei bis vier Wochen vor dem Auszug, solange die Wohnung noch bewohnt ist. So bleibt dem Mieter Zeit, vereinbarte Arbeiten zu erledigen, und der Vermieter kann Handwerker und Reinigung für die Leerstandszeit planen. Das Ergebnis wird schriftlich festgehalten, damit am Übergabetag klar ist, was erledigt sein sollte.

Muss der Vermieter die Wohnung vor dem Einzug reinigen lassen?

Der Mieter schuldet bei Auszug in der Regel eine besenreine Wohnung, mehr nur, wenn der Mietvertrag es wirksam vorsieht. Der neue Mieter darf die Wohnung in dem Zustand erwarten, der vereinbart wurde. Eine Grundreinigung zwischen den Mietverhältnissen ist deshalb keine Pflicht, aber der übliche Weg, Streit über den Zustand beim Einzug zu vermeiden.

Wer stellt die Wohnungsgeberbestätigung aus und bis wann?

Der Vermieter oder eine von ihm beauftragte Verwaltung. Der neue Mieter braucht die Bestätigung für die Anmeldung beim Einwohnermeldeamt, die innerhalb von zwei Wochen nach dem Einzug erfolgen muss. Stellen Sie sie deshalb am Einzugstag zusammen mit dem Übergabeprotokoll aus.

Was tun, wenn bei der Übergabe Schlüssel fehlen?

Fehlende Schlüssel im Protokoll vermerken und mit der Ausgabeliste vom Einzug abgleichen. Bei einer Schließanlage oder wenn unklar ist, wo der Schlüssel geblieben ist, sollte der Zylinder getauscht werden, denn der neue Mieter darf eine Wohnung erwarten, zu der niemand sonst Zugang hat. Ob und in welcher Höhe der Mieter die Kosten trägt, hängt vom Einzelfall ab.

Wie schnell muss die Kaution zurückgezahlt werden?

Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht. Der Vermieter darf eine angemessene Zeit prüfen, ob Ansprüche aus dem Mietverhältnis bestehen; Gerichte gewähren dafür in der Regel einige Monate, bei einer noch ausstehenden Betriebskostenabrechnung auch länger für einen angemessenen Teilbetrag. Jeder Einbehalt sollte schriftlich begründet werden.

Mieterwechsel ohne Leerlauf

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